Kein Unternehmen kann heute noch ohne ein professionelles Projektmanagement überleben und sich weiter entwickeln. Insbesondere komplexe Projekte, die bereichsübergreifende Auswirkungen haben und viele interne und externe Schnittstellen berühren, bieten ein großes Potenzial an Hürden und Fallen, die zum Scheitern des Projektes führen können. Häufig verschwinden Projekte wegen falscher Einschätzung des Zeitbedarfs und Budgets, mangelnden Know-how‘s und fehlender Motivation des Teams unvollendet in den Archiven der Firmen. Aber auch kleinere Unternehmen haben inzwischen erkannt, dass sich Projekte nur schwer neben dem Alltagsgeschäft umsetzen lassen.

Anforderungen an den Projektleiter

Die Position des Projektleiters ist oft wenig beliebt, denn er zeichnet voll verantwortlich für den Verlauf und das Ergebnis, egal wie es ausgeht. Über 80% der Projekte scheitern jedoch vorrangig an der fehlenden Sozialkompetenz des Projektleiters. Es reicht bei weitem nicht, die fachliche Qualifikation zur Betreuung des Themas mitzubringen. Die benötigten Fähigkeiten eines guten Projektleiters gleichen dem Wunschprofil vieler Personaler für fast alle Führungspositionen. Der Projektleiter muss auf allen Hierarchieebenen diplomatisch verhandeln, strategisch denken, das Projekt repräsentieren und verkaufen, koordinieren, empathisch durch Krisen navigieren, motivieren und Konflikte lösen. Er muss ein hervorragender Networker sein, der mit Durchsetzungskraft und hoher Zielorientierung Hindernisse aus dem Weg räumt, ohne dabei über Leichen zu gehen und zwischen den politischen Fronten aufgerieben zu werden, und gleichzeitig alle Beteiligten immer wieder ins Boot holt, Prioritäten setzt und frühzeitig Schwachstellen erkennt. Der Spagat zwischen dem einfühlsamen Mediator und dem durchsetzungsstarken Treiber ist oft nicht leicht. Termine, Kosten und Ressourcen müssen geplant, überwacht und angepasst werden. Jede Abweichung muss intern und extern durchgesetzt und dabei auf eine allgemeine Akzeptanz der beschlossenen Lösungen geachtet werden. Und dabei muss er selbst auch noch eigenreflektiert und kritikfähig seine eigene Position immer wieder neu bestimmen, in angemessenem Maß motivierend delegieren ohne zu überfordern und so die Stärken des Team nutzen und die Einzelnen weiterentwickeln.

Der Lebenszyklus im Projektteam

Auch Projektteams durchleben einen Lebenszyklus, den der Projektleiter kennen und steuern bzw. gegensteuern muss. Diese Phasen werden auch gern als Forming – Storming - Norming – Performing bezeichnet.

In der Phase der Etablierung wird das Team zusammengesetzt, Rollen und Aufgaben werden verteilt und die Rahmenbedingungen festgelegt. Nach einer sorgfältigen Analyse des Projektumfeldes, der Stakeholder sowie der Chancen und Risiken folgt die Phase der Konstituierung. Der Teambildungsprozess beginnt. Die Projektteilnehmer suchen ihren Platz im Team, Regeln der Zusammenarbeit werden gemeinsam aufgestellt und im Team verankert. Im Rahmen einer Kick-Off-Veranstaltung wird das Team mitsamt seiner Visionen und Ziele zusammengeschweißt. Meilensteine (Etappenziele zur Ergebnisüberprüfung) werden festgelegt. Der Führung obliegt es nun, zwischen den von außen an das Projektteam herangetragenen Ansprüchen und dem Team zu vermitteln. Das Spannungsfeld der Ressourcenknappheit wächst. Nach Abschluss des Projektes beginnt die Phase der Auflösung des Projektteams. Dies geschieht idealerweise im Rahmen eines teaminternen Workshops, in dem gemeinsam über den Projektverlauf, die Zusammenarbeit und die erreichten Ziele reflektiert wird. Zur Sicherung der Erkenntnisse und Erfahrungen werden die „Lessons Learned“ zusammengestellt und fließen zur Optimierung in Folgeprojekte ein.

Der Interim Manager als Projektleiter

Wenn Sie keinem Ihrer Mitarbeiter die inhaltlich und zeitlich anspruchsvolle Projektleitung übertragen können oder wollen, müssen Sie jedoch trotzdem nicht auf Ihr Projekt verzichten. Mithilfe von Moderations- und Kreativitätstechniken, Teambildungsmaßnahmen und einer strukturierten, belastbaren Persönlichkeit mit hoher Sozialkompetenz vermag der Interim Manager als Projektleiter auch virtuelle Teams an verschiedenen Standorten sicher durch diese Phasen zu führen.

Projekte können sich aus verschiedenen Aufgabenstellungen und Bedürfnissen generieren: So erfordern zum Beispiel Hard- und Software-Updates und Implementierungen, Zertifizierungen, die Einführung neuer Produkte und Unternehmensbereiche, Restrukturierungen und Fusionen ein professionelles Projektmanagement. Als Interim Manager mit langjähriger Projektleitungserfahrung aus verschiedenen Branchen und unterschiedlichen Unternehmensgrößen übernehme ich die Aufgaben vom Set-Up des Projektes bis zur finalen Auflösung des Projektteams.